Làm thế nào để đạt được những lợi ích của chuyển đổi số một cách hiệu quả?
Với những tin đồn về suy thoái kinh tế năm 2023, khả năng mang lại giá trị kinh doanh hiệu quả và khả năng dự đoán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Lợi ích của chuyển đổi số chắc chắn có thể mang lại các giá trị này; tuy nhiên, quá trình tìm kiếm các giải pháp phù hợp để thúc đẩy quá trình chuyển đổi sẽ tốn thời gian và nguồn lực.Vậy làm thế nào để đạt được những lợi ích của chuyển đổi số một cách hiệu quả? Điều này có thể thực hiện được khi doanh nghiệp áp dụng chiến lược chuyển đổi số tinh gọn
- Chuyển đổi số tinh gọn là gì?
Lean là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các cải tiến chiến lược, chiến thuật và các hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức để tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng.
Bắt nguồn từ thực tiễn sản xuất di động của Nhật Bản từ những năm 1930, chuyển đổi số tinh được đã được sử dụng trong hiện tại để hiện đại hóa và thay đổi thế giới làm việc và quản lý. Bộ nguyên tắc của Lean bao gồm giảm thiểu lãng phí và sử dụng thời gian hiệu quả.
Mục tiêu cuối cùng của tinh gọn là xác định – và loại bỏ/thay đổi – bất kỳ phần nào của quá trình không gia tăng giá trị. Lean cũng khuyến khích thực hành cải tiến liên tục và dựa trên ý tưởng cơ bản là tôn trọng con người.
Chuyển đổi số tinh gọn đã trở thành đồng nghĩa với hiệu quả và khả năng dự đoán, làm cho Lean trở thành một hệ thống hấp dẫn đối với các tổ chức và chuyên gia tư vấn lớn khi nói đến chuyển đổi số.
Cung cấp các lợi thế như cải tiến hoạt động, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng cường sự tham gia của nhân viên – Lean mang đến một tổ chức hiệu quả hơn với tốc độ tăng trưởng lớn hơn và đổi mới lớn hơn.
“Xác định, loại bỏ hoặc thay đổi – bất kỳ phần nào của quy trình không tạo thêm giá trị.”
Để làm được điều này, chúng ta phải thừa nhận những thách thức để đạt được thành công trong chuyển đổi số.
Những thách thức của chuyển đổi số
- Thay đổi cách thức quản lý
Một thách thức đáng kể mà chuyển đổi tinh gọn đưa ra là thay đổi cách quản lý. Việc không truyền đạt và hợp lý hóa các mục tiêu chuyển đổi số cho các bên liên quan có nghĩa là người quản lý không liên kết được nhóm với tầm nhìn của mình, tạo ra “hiệu ứng gợn sóng”. Điều này có thể khiến tỷ lệ đồng ý của nhân viên và sự chấp thuận của người dùng có thể trở nên thấp một cách nguy hiểm vào thời điểm bắt đầu triển khai cái giải pháp.
Nhận được sự ủng hộ dựa trên một chiến lược quản lý thay đổi vững chắc. Truyền thông có tác động rất lớn đến tinh thần của công ty. Để chuyển đổi số thành công, người quản lý – lãnh đạo phải có đội nhóm và các bên liên quan cùng tham gia.
Áp lực chuyển đổi làm tăng thêm nguy cơ thất bại trong chuyển đổi số và được bổ sung đáng kể bởi quy mô công ty và ngành. Nếu doanh nghiệp đang ở trong một ngành truyền thống lâu đời hoặc có một đội ngũ khổng lồ và các SOP (Quy trình thao tác chuẩn) dài dòng, có nhiều khả năng gặp khó khăn hơn. Dầu khí, ô tô, cơ sở hạ tầng và dược phẩm có tỷ lệ thành công từ 4% đến 11%. Các công ty có 100 nhân viên trở xuống có khả năng chuyển đổi số thành công cao hơn gần 3 lần so với các công ty có 50.000 nhân viên.
- Quá trình thu thập và quản lý yêu cầu
Hiểu nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp dưới dạng các yêu cầu chức năng và phi chức năng cho các giải pháp được đề xuất là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, quá trình hiện tại là lâu dài, tốn kém và thủ công. Để tăng mức độ chấp nhận của người dùng và thay đổi quản lý một cách hiệu quả, điều quan trọng là đảm bảo rằng việc xác định nhu cầu kinh doanh là một quá trình hợp tác giữa các bên liên quan quan trọng.
“Để đạt được Chuyển đổi số tinh gọn; “xác định, loại bỏ/thay đổi – bất kỳ phần nào của quy trình không tạo thêm giá trị”
Việc tìm kiếm các giải pháp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số theo truyền thống là một quá trình tốn kém và lâu dài. Vì điều này, nhiều tổ chức bỏ qua hoặc rút ngắn quá trình so sánh các giải pháp với nhu cầu tập thể của tổ chức.
Tại sao lại áp dụng Chiến lược Chuyển đổi số Tinh gọn?
Lợi ích của chuyển đổi số thành công là đa chiều, bao gồm:
Cải thiện trải nghiệm của khách hàng: Lean cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với nhu cầu đang thay đổi của khách hàng và dẫn đến sản xuất nhanh hơn, hiệu quả hơn, tăng chất lượng và giảm chi phí.
Tăng mức độ gắn kết của nhân viên: Tinh gọn là tất cả về việc cải thiện các quy trình và loại bỏ các quy trình công việc không cần thiết. Sự gắn kết của nhân viên được cải thiện khi các nhóm tham gia vào khối lượng công việc hiệu quả và sắp xếp hợp lý.
Cải thiện hiệu suất kinh doanh: Với các giải pháp kỹ thuật số, các doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ mới, chẳng hạn như học máy (machine learning) và dự đoán, để giải quyết các vấn đề kinh doanh nan giải trước đây và đạt được các giới hạn năng suất mới.
Tăng thành công và hiệu quả: Lấy IKEA làm ví dụ. Công ty nội thất Thụy Điển là một trong những ví dụ chuyển đổi số cho thấy DX có thể thay đổi một tổ chức truyền thống như thế nào. Nhờ các công nghệ mới, IKEA đang thay đổi trải nghiệm mua sắm của khách hàng tốt hơn và tối ưu hóa chi phí trong quá trình này.
Chuyển đổi kỹ thuật số không phải là mốt nhất thời. Đó là một thay đổi quan trọng đối với các tổ chức muốn kinh doanh trong 10 năm kể từ thời điểm hiện tại. Việc áp dụng chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số tinh gọn có thể giúp các công ty vượt qua suy thoái kinh tế năm 2023. Doanh nghiệp chọn chuyển đổi chiến lược sẽ có sự chuẩn bị cho tổ chức trước những yêu cầu của tương lai.
Theo olive.